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Ausgabe 96

Werkzeugkasten Projektmanagement -

Für jede Baustelle das richtige Tool?

Den Nagel auf den Kopf treffen Ein Zimmermann trifft den Nagel wohl auch mit Stein, Schere oder Papier auf den Kopf. Doch wird er hierfür immer zum Hammer greifen, um das beste Ergebnis zu erzielen. Und so wie ein Uhrmacher anderes Werkzeug benötigt als ein Schmied, so kommen bei der Organisation des Firmenjubiläums andere Tools zum Einsatz als bei der Restrukturierung eines Produktionsbetriebes.

Dieser Infobrief greift Standardsituationen auf und stellt Tools und Methoden vor, die für Projekte unterschiedlicher Art geeignet sind. Die Analogie des Werkzeugkoffers soll die Notwendigkeit des jeweils situationsadäquaten Einsatzes eines Werkzeugs verdeutlichen.
Mit der Lupe das Ziel vor Augen Jedes Projekt benötigt ein klares Ziel. Immer wieder ist in Fachzeitschriften nachzulesen, dass Unklarheiten in der Zielvereinbarung zur häufigsten Ursache für den Misserfolg von Projekten gehört.

Um das Projektziel zu fixieren, können Sie sich an folgende Formel halten "Ziele müssen SMART sein!" SMART steht für:
Spezifisch
Messbar
Attraktiv
Realistisch
Termingebunden

Halten Sie sich konsequent an diese Formel, auch, wenn es manchmal schwierig erscheint alle Kriterien zu berücksichtigen. Die Ressourcen, die Sie hier investieren, sind unter Garantie geringer, als die ein Projekt vor dem Scheitern zu retten.
Grundriss zeichnen Um sich einen Überblick über die Baustelle zu verschaffen, sollten Sie sich einen Plan anlegen. Für Ihr Projekt bedeutet die, dass Sie alle erforderlichen Teilprojekte, Arbeitspakete und Aufgaben strukturieren. Dazu eignet sich eine tabellarische und hierarchische Aufgabenliste oder ihre visuelle Umsetzung in Form eines Projektstrukturplans (PSP). Dieser zeigt Ihnen und allen Projektbeteiligten auf einen Blick, was zu tun ist, um das Projektziel zu erreichen.

Erfahren Sie mehr über den PSP, seinen Aufbau und seinen Einsatz in Ausgabe 83.
Kelle, Mörtel, Stein auf Stein So wie der Dachstuhl nicht vor dem Fundament fertiggestellt wird, folgt jedes Projekt einem logischen Aufbau. Welcher Teil wann begonnen wird, welchem vorausgeht, von welchem abhängt und wann abzuschließen ist, lässt sich am besten im Projektablaufplan (PAP) zusammenführen.

Auch der PAP kann tabellarisch oder mit Hilfe visueller Bausteine (meist in Form eines Balkens ) umgesetzt werden. Er beinhaltet alle Teilprojekte, Arbeitspakete und Aufgaben des PSP und verknüpft (in Form eines Pfeiles ) inhaltlich und chronologisch. Die Zeitachse wird für gewöhnlich in Projektwochen (PW) angegeben, die auf das Ziel ausgerichtet sind. Die einzelnen Phasen schließen mit einem Meilenstein (üblicherweise eine Raute ) ab. Den PAP finden Sie in der einschlägigen Literatur oder gängigen PM-Programmen auch unter Gantt-Chart oder Balkendiagramm.
Ein Tropfen Öl für weniger Reibung Große Brocken lassen sich nicht alleine Stämmen und so erfordert auch ein Projekt die Zusammenarbeit im Team. Unabhängig davon, wie gut die Beziehung zwischen den Teammitgliedern ist, die enge Zusammenarbeit unter dem permanenten Druck der Projektanforderungen führt unweigerlich zu Reibungspunkten.

Ob Termine verschoben werden, Ergebnisse nicht den Leistungskriterien entsprechen oder persönliche Eitelkeiten verletzt werden, ein erfolgreicher Projektabschluss erfordert die Klärung der Situation.

Setzen Sie gezielt Klärungsgespräche ein, die sowohl die individuelle Sichtweise der Betroffenen als auch objektive Lösungsansätze integrieren. Vereinbaren Sie gemeinsame Regeln und Kriterien für die weitere Zusammenarbeit, um wieder reibungslos auf das definierte Ziel hinarbeiten zu können.

Mehr zu Teamprozessen erfahren Sie in unseren Infobriefen Ausgabe 27, Ausgabe 28 sowie Ausgabe 81.
Richtfest feiern Für jede Situation gibt es das richtige Werkzeug und den passenden Kniff, egal ob Sie sich ganz am Anfang befinden, mitten in der Planung oder in der hitzigen Leistungsphase stecken. Der gezielte Einsatz erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Arbeit. So können Sie sich auf Ihre Stärken konzentrieren und auf das gesetzte Ziel hinarbeiten.

Greifen Sie auf das richtige Werkzeug zurück und feiern Sie mit Ihrem Projektteam den erfolgreichen Abschluss Ihres Projektes.

Copyright cope OHG, Attif Gharbi, 2008
Alle Rechte vorbehalten
ISSN 1612-8109 "Tipps und Tricks für den Alltag"