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Ausgabe 88

Probleme mit der Zeit - auf welcher Ebene?

Wer ist "schuld"? In unseren Seminaren und Veranstaltungen häufen sich Themen rund um das große Feld "Zeitmanagement". Mitarbeiter, Vorgesetzte, Unternehmen wenden sich an uns, weil die Menge der Arbeit und die Menge der Zeit nicht in Einklang zu bringen sind. In der Arbeit mit uns wird dann jedoch deutlich, dass es neben einem mangelnden Zeitmanagement auch andere "Ursachen" geben kann.
Die 3 Ebenen von Zeitproblemen Zeitprobleme von Organisationen können

- durch die Struktur
- durch mangelnde Effizienz
- durch die Person

hervorgerufen werden.
Das Problem Struktur Probleme der Struktur liegen auf der Ebene der Organisation. Auf der einen Seite kann dies die Unternehmenskultur sein, die Zeitprobleme verursacht. Ein Beispiel ist, dass Entscheidungen nicht, zu spät oder auf der falschen Ebene getroffen und dadurch Zeitprobleme verursacht werden. Ein anderes Beispiel: Die Führungsebene setzt unklare Prioritäten, so dass für die Mitarbeiter heute dies und morgen das wichtig ist.

Zweite Quelle für Strukturprobleme ist, dass es an Ressourcen mangelt. Eine Ressource sind die Mitarbeiter. Häufig werden immer mehr Aufgaben auf immer weniger Schultern verteilt. Oder vieles wird selbst erledigt, weil Dienstleistung von außen nicht eingekauft werden darf.

Die dritte Quelle ist das Effektivitätsproblem. Ein Unternehmen ist z. B. sehr erfolgreich, erweitert seine Geschäftsfelder, ohne zu prüfen, was nun nicht mehr getan wird. Es sind zu viele der richtigen Dinge!
Das Problem Effizienz Effizienz meint, die Dinge richtig tun. Das heißt, dass die Mitarbeiter über die Fähigkeiten und das Wissen verfügen, um ihre Arbeiten mit den geeigneten Techniken abzuwickeln. Zu diesem Themenkomplex gehören z. B. Fragen der Arbeits- und Schreibtischorganisation, aber auch Fragen der Zusammenarbeit.
Problem in der Person Hier geht es um die Mitarbeiter selbst. Sind sie mit dem Unternehmen identifiziert? Bringen sie genügend Eigenmotivation mit? Zusätzlich spielen hier Faktoren wie Überlastung oder Burn-out eine Rolle. Ein weiteres Problemfeld kann sein, dass die Chemie zwischen Mitarbeitern oder im Team nicht stimmt. Das wirkt sich häufig negativ auf das Zeitmanagement aus.
Was hilft bei Strukturproblemen? Kein Seminar! Ein Seminar oder Coaching Einzelner setzt bei der Person an. Da diese Zeitprobleme aber strukturell sind, verändert die Person erst einmal nichts. Wenn Mitarbeiter vom Seminar wieder an den Arbeitsplatz kommen und verändern wollen, fehlt ihnen die hierarchische Macht, um Strukturen zu verändern oder zu optimieren.

Ansatzpunkte sind eine Beratung der Verantwortlichen oder ein Coaching der Geschäftsleitung. Daraus kann ein Prozess zur Organisationsentwicklung entstehen. Hilfreich sind auch strategische Ansätze. Die Geschäftsfelder zu identifizieren, die lukrativ und langfristig Erfolg versprechend sind, und sich von den Geschäftsfeldern zu verabschieden, die keine Zukunft mehr haben, ist ebenfalls ein guter Weg. Ohne Unterstützung von außen ist das ein schwieriges Unterfangen.
Was hilft bei Effizienz-Problemen? Hier sind Seminare der richtige "Hebel". So können neue Techniken erlernt werden, das Wissen erweitert und das eigene Spektrum der Fähigkeiten abgerundet werden. Wichtig ist, dass die Seminare teilnehmerorientiert gestaltet sind und das erste Ausprobieren schon während des Trainings stattfindet. Auch die Begleitung der Umsetzung ist ein Erfolgskriterium. Denn es geht um die Veränderung von Verhaltensweisen - und das braucht Zeit!
Was hilft bei Problemen in der Person? In einem Seminar werden diese Probleme vielleicht deutlich, doch durch das Setting "Seminar" kann an der Person nicht gearbeitet werden. Für diese persönliche Arbeit bietet sich ein Coaching an.

Die notwendige Veränderung zu initiieren ist im ersten Schritt die Aufgabe der Vorgesetzten. Der Mitarbeiter sieht die Ursache für das Zeitproblem häufig bei den Anderen oder in den Umständen. Erst durch ein klärendes Feedback der Führung kann Veränderung initiiert werden.
  Haben Sie erkannt, ob Sie für Ihr Zeitproblem das richtige Werkzeug besitzen oder benutzen? Gerne unterstützen wir Sie in diesem Prozess.

Copyright cope OHG, Christine Maurer, 2008
Alle Rechte vorbehalten
ISSN 1612-8109 "Tipps und Tricks für den Alltag"